Como tornar as reuniões de trabalho mais suportáveis?

As reuniões de trabalho, às vezes, podem ser incrivelmente poderosas.

Como aquela que teve a cientista-chefe da Microsoft, Jaime Teevan, alguns anos atrás, com seu diretor-executivo Satya Nadella e o fundador da OpenAI, empresa líder em inteligência artificial, Sam Altman.

O impacto daquela reunião sobre Teevan foi tão profundo que ela entrou no seu carro em seguida e soltou um grito, eufórica com as possibilidades apresentadas pela IA.

"Eu nunca havia feito aquilo antes, mas a emoção era simplesmente grande demais", ela conta.

A reunião foi uma demonstração do potencial do chatbot de IA da OpenAI, o agora popular ChatGPT. Ela convenceu Teevan de que a inteligência artificial poderia estar prestes a transformar muitas coisas —incluindo as reuniões profissionais.

"Historicamente, a computação sempre nos ajudou muito a aumentar a eficiência do trabalho monótono", ela conta. "Mas ter algo que possa ajudar a lançar um conjunto de ideias e poder refletir sobre elas realmente parece trazer uma qualidade diferente, como uma oportunidade real."

Teevan irá se lembrar por muito tempo daquela reunião de trabalho. Mas, para a maioria de nós, esses encontros com os colegas podem ser muito cansativos.

Elon Musk disse certa vez que "o excesso de reuniões é o flagelo das grandes empresas e quase sempre aumenta ao longo do tempo". E poucas pessoas discordam dessa afirmação.

Um estudo global concluiu que 72% das reuniões são ineficazes. E a nossa atividade cerebral cai durante as reuniões pelo Zoom, segundo um relatório de pesquisadores da Universidade Yale, nos Estados Unidos, e do University College de Londres.

Ainda como resultado da pandemia de Covid-19, muitas empresas e organizações foram forçadas a transferir suas reuniões para o ambiente online em 2020, com todos se sentando em frente às câmeras. E, gostássemos delas ou não, as reuniões por vídeo vieram para ficar, por aplicativos como o Zoom, Microsoft Teams e Google Meet.

Teevan afirma que essa mudança foi "providencial" porque "criou a oportunidade para que a IA trouxesse impactos [positivos] sobre as nossas reuniões".

Os três grandes provedores de tecnologia de reuniões por vídeo certamente acreditam nisso –e todos eles, agora, oferecem assistentes gerados por IA. O Zoom tem o AI Companion, o Teams tem o Copilot e o Meet, o Duet AI.

Suas funções vêm se expandindo rapidamente e já incluem a transcrição da reunião por IA, sugestões de perguntas que você pode desejar fazer, resumo da reunião em tópicos, lembretes de quem mais está presente e até mesmo, no caso do Meet, sua IA pode comparecer a uma reunião online no seu lugar.

Husayn Kassai é o fundador da startup Quench.AI, com sede em Londres. Ela produz software de treinamento assistido por IA.

Ele prevê que, no futuro, "todos no mercado de trabalho serão acompanhados por algum tipo de coach de IA" nas reuniões.

"As reuniões serão muito mais produtivas, pois iremos comparecer a elas muito mais informados e capazes de fazer julgamentos úteis e mais valiosos", segundo Kassai.

Para ele, os profissionais irão utilizar a IA "para ajudá-los a conseguir orientações e oferecer o detalhamento das informações".

Como resultado, ele afirma que as reuniões irão começar a ser produtivas, ao contrário de agora, pois "as pessoas não estão discutindo coisas importantes porque não estão preparadas".

Kassai também prevê que a IA irá agir como uma espécie de moderador, oferecendo feedback após a reunião e, talvez, até indicando pontos que os seres humanos na sala não consigam demonstrar.

"Quando você tem um idiota na sala de reuniões que se inflama no seu discurso e outro que não fala muito... a IA poderá fazer observações como 'participante n° 3, você falou apenas 2% do tempo e, na próxima vez, você precisa falar 20% do tempo'", explica Kassai.

Teevan afirma que o Copilot já traz "impactos bastante significativos" para as reuniões em vídeo. "As pessoas conseguem resumir reuniões quatro vezes mais rápido", segundo ela.

Mas diversos relatórios indicaram no ano passado que a inteligência artificial não é à prova de falhas. Ela pode cometer erros – as chamadas "alucinações".

Em resposta ao velho provérbio do setor de informática "lixo entra, lixo sai" (garbage in, garbage out, em inglês), Teevan afirma que, atualmente, a Microsoft trabalha muito para fazer com que os prompts (instruções) de IA do Copilot tenham a melhor qualidade possível.

Os prompts de IA designam as respostas fornecidas pela inteligência artificial às perguntas do usuário. Para que essas respostas sejam as melhores possíveis, a IA precisa aprender com a maior rapidez possível quem é o usuário, qual o seu trabalho e quais respostas serão provavelmente preferidas.

"Uma das minhas formas mais comuns de uso da IA é perguntar quais questões devo fazer em uma reunião", conta Teevan. E ela explica que, para conseguir as respostas corretas, a IA precisa "entender que sou cientista pesquisadora e executiva da Microsoft".

A psicóloga empresarial Jess Baker afirma que é fácil entender por que tantas pessoas não gostam de reuniões de trabalho.

"Os dados e a nossa experiência indicam que a maioria das reuniões consome tempo e é ineficiente", segundo ela.

Baker também não está "convencida de que o nível geral de frustração vá desaparecer completamente" com a inteligência artificial.

"Acho que podemos continuar frustrados com as reuniões, mas por razões diferentes – por exemplo, demonstrando irritação com a pessoa A, que nunca aparece na reunião da segunda-feira de manhã, mas pede que a ferramenta de IA compareça no seu lugar."

"Ou a frustração com a pessoa que aparece atrasada em todas as reuniões e usa a ferramenta de IA para se atualizar sobre o que perdeu até ali", prossegue Baker. "Posso antever como isso poderá resultar em aumento do ressentimento e da desconfiança entre os colegas."

Mas Jaime Teevan está convencida de que a IA irá ajudar a melhorar as reuniões.

"Ela pode ajudar as pessoas a se sentirem menos sobrecarregadas, pode ajudá-las a começar e verificar os itens da sua lista. E pode ajudar a gerar ideias, observar as coisas de novas formas e conseguir apoio."

Este texto foi publicado originalmente aqui.